WorkDoc Manager คืออะไร?
WorkDoc Manager คือระบบช่วยนายจ้าง/ฝ่ายบุคคล เก็บและติดตามเอกสารของแรงงานต่างด้าว ไว้ในที่เดียว เช่น หนังสือเดินทาง (Passport), วีซ่า (Visa), ใบอนุญาตทำงาน (Work Permit), รายงานตัว 90 วัน, ประกันสังคม, บัญชีธนาคาร และอื่น ๆ — พร้อมเตือนล่วงหน้าก่อนเอกสารหมดอายุ เพื่อไม่ให้พลาดกำหนดสำคัญ
ระบบแบ่งเป็น 3 ส่วนหลัก คู่มือเล่มนี้ครอบคลุม ส่วนที่ 1:
การบันทึกเอกสาร
ทะเบียนคนงาน + เอกสาร + สแกน/นำเข้า
เล่มนี้การเข้างาน
ลงเวลา สแกนหน้า ตารางกะ (Attendance)
เปิดเล่ม 2 →เงินเดือน
คำนวณค่าจ้าง OT ประมวลผลเงินเดือน (Payroll)
เปิดเล่ม 3 →เข้าสู่ระบบ & เมนูหลัก
เริ่มต้นใช้งานและทำความรู้จักเมนูทางซ้าย
การเข้าสู่ระบบ
เปิดเว็บแอป WorkDoc Manager แล้วจะพบหน้าเข้าสู่ระบบ ซึ่งมี 2 วิธี:
- Magic Link — กรอกอีเมลของคุณ แล้วกด “Send Magic Link” ระบบจะส่งลิงก์เข้าสู่ระบบไปที่อีเมล เปิดลิงก์นั้นเพื่อเข้าใช้งาน (ไม่ต้องจำรหัสผ่าน)
- Password — สำหรับผู้ที่ตั้งรหัสผ่านไว้ กดแท็บ “Password” แล้วกรอกอีเมล + รหัสผ่าน
ทำความรู้จักเมนูหลัก (แถบซ้าย)
หลังเข้าสู่ระบบ จะเห็นเมนูทางซ้ายแบ่งเป็นหมวด — ส่วนที่เกี่ยวกับ “การบันทึกเอกสาร” คือกลุ่ม MAIN MENU และ REPORTS:
| เมนู | ใช้ทำอะไร |
|---|---|
| Dashboard | หน้าภาพรวมสุขภาพเอกสารทั้งบริษัท |
| Workers | ทะเบียนคนงานทั้งหมด + สถานะเอกสารรายบุคคล (หน้าใช้งานหลัก) |
| Alerts | รายการงานเอกสารที่ต้องดำเนินการ |
| Upload Docs | สแกนเอกสารด้วย AI เพื่อบันทึกเข้าระบบ |
| Upload Excel | นำเข้าข้อมูลคนงานเดิมจากไฟล์ Excel (ใช้ตอนเริ่มระบบ) |
| แบบฟอร์มราชการ | คลังแบบฟอร์มราชการให้ดาวน์โหลด (อยู่ในหมวด REPORTS) |
| จัดการข้อมูล | ตั้งค่าข้อมูลบริษัท/นายจ้าง |
หน้าภาพรวม (Dashboard)
ดูสุขภาพเอกสารของทั้งบริษัทในหน้าจอเดียว
เมื่อกดเมนู Dashboard จะเห็นภาพรวมว่าเอกสารแต่ละประเภทของคนงานทั้งบริษัท “ครบ/ใกล้หมด/ขาด” มากน้อยแค่ไหน เหมาะสำหรับเช็คสถานการณ์รวมก่อนลงรายละเอียด
- แถบสรุปด้านบน — จำนวนคนงานทั้งหมด และการแบ่งตามกลุ่มแรงงาน (MOU, มติ ครม. 11 พ.ย. 68, 2 ธ.ค. 68, 24 ก.ย. 67 และยังไม่ระบุกลุ่ม)
- Document Health — การ์ดของ Passport, Visa, Work Permit, บัตรชมพู, 90-Day Report, ประกัน, บัญชีธนาคาร, การแจ้งที่อยู่ ฯลฯ แต่ละการ์ดบอกจำนวน OK / ใกล้หมด (Expiring) / หมดหรือขาด (Expired) / ข้อมูลไม่ตรง (Mismatch)
ทะเบียนคนงาน & การอ่านสถานะเอกสาร
หน้าใช้งานหลัก — ดูคนงานทุกคนและสถานะเอกสารในตารางเดียว
กดเมนู Workers จะเห็นรายชื่อคนงานทั้งหมด แต่ละแถวคือคนงาน 1 คน และแต่ละคอลัมน์คือสถานะเอกสาร 1 ประเภท ทำให้กวาดตาดูได้ทันทีว่าใครเอกสารครบ ใครใกล้หมด ใครขาด
ความหมายของสัญลักษณ์สถานะ
สถานะในตารางคำนวณอัตโนมัติจากวันหมดอายุของเอกสาร เทียบกับวันปัจจุบัน:
| สัญลักษณ์ | ความหมาย |
|---|---|
| เขียว · OK | เอกสารยังไม่ใกล้หมดอายุ ใช้งานได้ปกติ |
| ⚠ Expiring | ใกล้หมดอายุ ควรเตรียมต่ออายุ (Passport เตือนล่วงหน้า 90 วัน · Visa และ Work Permit 60 วัน · รายงาน 90 วัน เตือน 15 วัน) |
| ✕ Expired | หมดอายุแล้ว หรือเลยกำหนด — ต้องรีบดำเนินการ |
| ◆ Mismatch | ข้อมูลในเอกสารไม่ตรงกัน (เช่น ชื่อสะกดไม่ตรงระหว่างพาสปอร์ตกับวีซ่า) — ต้องตรวจสอบ |
| ✓ มีแล้ว | มีข้อมูล/เอกสารนี้แล้ว (สำหรับช่องที่ไม่มีวันหมดอายุ เช่น บัญชีธนาคาร, การแจ้งที่อยู่) |
| — ยังไม่มี | ยังไม่มีเอกสาร/ข้อมูลนี้ |
ค้นหาและกรองคนงาน
- ช่องค้นหา — พิมพ์ชื่อ เลขพาสปอร์ต หรือรหัสพนักงาน เพื่อหาเฉพาะคนที่ต้องการ
- ตัวกรองด่วน — “กลุ่ม”, “เอกสาร”, “สถานะ” เลือกเพื่อกรองตามกลุ่มแรงงาน ประเภทเอกสาร หรือสถานะ (เช่น ดูเฉพาะคนที่วีซ่าหมดอายุ)
- ค้นหาแบบกำหนดเอง — เลือกหลายเงื่อนไขพร้อมกัน (เช่น หลายกลุ่ม + หลายแผนก + สถานะเอกสารหลายแบบ)
- แท็บ Active / Inactive — Active คือคนงานที่ทำงานอยู่ · Inactive คือคนที่ลาออก/พักงาน (เก็บประวัติไว้ ไม่ถูกลบทิ้ง)
ส่งออกข้อมูล & ดาวน์โหลดเอกสาร
ปุ่มด้านขวาบนของตาราง:
- Excel — ส่งออกรายชื่อที่กรองอยู่เป็นไฟล์ Excel · Excel เลือกฟิลด์ — เลือกได้ว่าจะเอาคอลัมน์ไหนบ้าง
- ดูรายละเอียด — สลับเป็นมุมมองตารางแบบเลือกคอลัมน์ในหน้า
- โหลดเอกสาร — ดาวน์โหลดไฟล์เอกสารของคนที่กรองอยู่เป็นชุด (ZIP)
เพิ่ม & แก้ไขข้อมูลคนงาน
สร้างคนงานใหม่ และแก้ไขข้อมูล/เอกสารรายบุคคล
เพิ่มคนงานใหม่ (Add Worker)
ในหน้า Workers กดปุ่ม + Add Worker (ขวาบน) จะเปิดฟอร์มกรอกข้อมูลคนงาน
- กรอกข้อมูลส่วนตัวชื่อ (English) เป็นช่องบังคับ (มีดอกจัน *) ส่วนชื่อภาษาไทย, เลขพาสปอร์ต, สัญชาติ, เพศ, แผนก, รหัสพนักงาน, เบอร์โทร กรอกเพิ่มได้ตามมี
- ระบุวันเริ่มงานระบบใช้วันเริ่มงานคำนวณกำหนดสำคัญ เช่น เส้นตายขึ้นทะเบียนประกันสังคม (30 วัน) และช่วงประกันสุขภาพ 3 เดือนแรก
- ตั้งสถานะเลือกนายจ้าง (Employer) และสถานะ Active/Inactive
- บันทึกกดบันทึก คนงานจะเข้าไปอยู่ในทะเบียนทันที จากนั้นค่อยเพิ่มเอกสารให้ภายหลังได้
ดูและแก้ไขรายบุคคล (Profile)
คลิกที่ชื่อคนงานในตาราง จะเปิดแผงรายละเอียดทางขวา แบ่งเป็นแท็บ Info / Resume / History
- ข้อมูลส่วนตัว (PERSONAL INFO) — รหัสพนักงาน, เพศ, เลขพาสปอร์ต, สัญชาติ, วันเกิด, เบอร์โทร ฯลฯ กด Edit (ขวาบน) เพื่อแก้ไข แล้วบันทึก
- การ์ดเอกสาร — แต่ละประเภท (Passport, Visa, Work Permit …) แสดงเลขที่/วันออก/วันหมดอายุ และไฟล์แนบ กดปุ่ม Upload ที่การ์ดเพื่อเพิ่มไฟล์ หรือกรอกวันที่ด้วยมือก็ได้
- Upload Document (ปุ่มล่างสุด) — แนบไฟล์เอกสารใหม่ให้คนนี้
บันทึกเอกสารด้วยการสแกน AI (Upload Docs)
วิธีที่เร็วที่สุด — ให้ AI อ่านเลขที่และวันหมดอายุจากไฟล์เอกสารให้อัตโนมัติ
กดเมนู Upload Docs นี่คือวิธีบันทึกเอกสารที่เร็วที่สุด เพียงลากไฟล์รูปหรือ PDF ของเอกสารเข้ามา ระบบ AI จะอ่านข้อมูลให้ แล้วคุณแค่ตรวจทานก่อนบันทึก
- นำไฟล์เข้าลากไฟล์มาวางในกรอบ หรือคลิกเพื่อเลือกไฟล์ — รองรับรูป (JPG/PNG/WebP) และ PDF หลายหน้า/หลายไฟล์พร้อมกัน
- AI อ่านและจำแนกประเภทระบบจะจำแนกว่าเป็นเอกสารประเภทใด (พาสปอร์ต/วีซ่า/ใบอนุญาตทำงาน …) แล้วดึงเลขที่ วันออก และวันหมดอายุออกมาให้
- ตรวจทานและแก้ไขตรวจข้อมูลที่ AI อ่านได้ ถ้าจุดไหนไม่ตรงสามารถแก้ได้ทันที หรือกดทำเครื่องหมาย “ข้อมูลไม่ถูกต้อง/ไม่ตรง” ไว้
- จับคู่กับคนงานเลือกว่าเอกสารนี้เป็นของคนงานคนไหน (ระบบช่วยจับคู่อัตโนมัติจากชื่อ/เลขพาสปอร์ต ถ้าตรงกัน)
- บันทึกกดบันทึก เอกสารจะเข้าไปอยู่ในโปรไฟล์ของคนงาน และสถานะในหน้า Workers จะอัปเดตให้อัตโนมัติ
นำเข้าข้อมูลเดิมจาก Excel
ย้ายข้อมูลคนงานที่มีอยู่แล้วเข้าระบบในครั้งเดียว
ถ้าคุณมีรายชื่อคนงานเดิมเป็นไฟล์ Excel อยู่แล้ว ใช้เมนู Upload Excel เพื่อนำเข้าทีเดียว ระบบจะเก็บไว้เป็นข้อมูลอ้างอิง และเอามาเทียบให้อัตโนมัติเมื่อสแกนเอกสารใหม่ (ออกแบบให้ใช้ครั้งเดียวตอนเริ่มระบบ)
- อัปโหลดไฟล์ลากไฟล์ Excel มาวาง หรือกด “เลือกไฟล์” — ระบบอ่านทุกชีตในไฟล์
- AI จับคู่คอลัมน์ให้อัตโนมัติAI จะเดาว่าหัวคอลัมน์ในไฟล์ตรงกับฟิลด์ใดในระบบ (เช่น “เลขพาสปอร์ต” → Passport No.)
- ตรวจและยืนยันทีละข้อระบบถามว่า “คอลัมน์นี้ = ฟิลด์นี้ ใช่ไหม?” กด ใช่ ถ้าถูก หรือ ไม่ใช่ / แก้ เพื่อเลือกฟิลด์ที่ถูกต้อง (คอลัมน์ที่ระบบไม่มีจะถูกข้าม)
- บันทึกกด “ยืนยันทั้งหมด → บันทึก” ระบบจะเก็บข้อมูลอ้างอิงทั้งหมดไว้ พร้อมสรุปจำนวนที่บันทึก/ข้ามในแต่ละชีต
แบบฟอร์มราชการ
คลังแบบฟอร์มสำหรับงานแรงงานต่างด้าว พร้อมดาวน์โหลด
เมนู แบบฟอร์มราชการ (หมวด REPORTS) รวมแบบฟอร์มที่ต้องใช้กับงานแรงงานต่างด้าวไว้ให้ค้นและดาวน์โหลดได้สะดวก
- ค้นหา — พิมพ์ชื่อหรือรหัสแบบฟอร์มในช่องค้นหา
- กรองตามหน่วยงาน/หมวด — เช่น กรมการจัดหางาน, สำนักงานตรวจคนเข้าเมือง, สำนักงานประกันสังคม, กรมสรรพากร
- ดาวน์โหลด — กดปุ่ม PDF เพื่อโหลดไฟล์ หรือ เว็บไซต์ เพื่อไปยังหน้าทางการ
คำถามพบบ่อย & เคล็ดลับ
รวมคำถามที่เจอบ่อยในการใช้งานส่วนการบันทึกเอกสาร